1.  Introduction

1.1. Bienvenue

Félicitations. En utilisant  Safetify, vous faites le choix de mettre en place une politique de prévention efficace et structurée dans votre entreprise.

Ce manuel vous guidera dans les différentes étapes de déploiement et d’utilisation de l'application.

1.2. Fonctionnalités de l'application

Safetify est un système dynamique de gestion des risques qui se veut simple, exhaustif et ergonomique. L'ambition est de permettre à l’entreprise de gérer simplement et efficacement ses obligations en matière de prévention et de protection des travailleurs.

Safetify centralise l’information et favorise la collaboration au sein de l'entreprise :

• Données stockées en ligne et accessible via un logiciel et des comptes utilisateurs sécurisés
• Les données sont stockées sur des serveurs situés à Mons et gérés par une PME locale

Safetify guide le préventeur et lui évite des recherches fastidieuses dans la législation et les méthodes de prévention :

• Analyses de risques, check-lists conformité et suivi des contrôles légaux sur les équipements, installations et zones de travail
• Inventaire des produits dangereux
• Gestion du plan d’action de l’entreprise
• Gestion, analyse et déclaration des accidents, incidents et situations dangereuses

Safetify mutualise la connaissance et organise la veille législative

• L’application permet de partager les analyses de risques au sein de la communauté des utilisateurs ou d’un groupe d’entreprises
• Les différents modules intègrent les législations en vigueur et évolueront avec celles-ci

Safetify optimise l’utilisation des ressources:

• Les documents légaux sont générés automatiquement ou semi automatiquement
• La prévention est organisée et structurée dans une base de données, ce qui permet de réduire la charge de travail du préventeur

1.3. Philosophie de l'application

La prévention en entreprise est un travail de fond qui s'intègre, idéalement, dans ses différents processus : achats, qualité, RH, production, …

Safetify est un outil destiné à être utilisé régulièrement, par exemple, lors de l'achat d'un nouvel équipement, de l'engagement d'un travailleur, du contrôle d’une installation, du constat d'un incident ou accident,…

Concrètement, vous aurez régulièrement l'occasion de rentrer dans l'application, d'être confronté à de nouvelles questions relatives à la sécurité, d'être interrompu par un coup de fil ou une réunion, …
Parfois, vous devrez rechercher un document tel qu'une fiche de sécurité d'un produit ou un contrat de maintenance de vos extincteurs.

L'application a donc été conçue pour ne pas être bloquante. Vous pouvez très bien déclarer un nouvel équipement et ne pas rentrer toutes les informations pertinentes dans Safetify. Si vous fermez l'application et y revenez 2 jours plus tard, Safetify ne vous en voudra pas et ne devrait pas vous inonder de messages d'alerte.

En concevant Safetify, nous avons tenté de le rendre le plus complet possible. Vous serez parfois confronté à des questions qui ne sont pas pertinentes. Par exemple, Safetify risque de vous demander si votre véhicule utilitaire est équipé d'un bouton d'arrêt d'urgence. La question n'est évidemment pas très pertinente et il vous suffit de ne pas y répondre.

Safetify vous guide dans les différentes étapes d'analyse des risques mais ne remplace pas votre bon sens et votre connaissance de votre entreprise.

2.  Avant de démarrer

2.1. Glossaire

SIPP : Service Interne de Prévention et Protection, c'est-à-dire, le conseiller en prévention de l'entreprise et éventuellement son équipe.

SEPP : Service Externe de Prévention et Protection

SECT : Service Externe pour les Contrôles Techniques

EPI : Équipement de Protection Individuelle

MSDS : Material Safety Data Sheet ou Fiche De Sécurité

2.2. La navigation

Afin de naviguer aisément dans Safetify, commençons par un aperçu global de l’interface d’accueil: 3 zones principales y sont définies :

 

 

• À gauche, les modules liés à l’entreprise, ses données administratives, documents VLT, plan d’action, sites, tableau de bord et rapports légaux
• Au centre, les éléments liés à l’analyse de risques : Travailleurs, produits, équipements, tâches, zones, chantiers et fonctions.
• À droite, la gestion quotidienne : la gestion des incidents et accidents, les EPI ainsi que les qualifications.

 

A cela s’ajoute le fil d’Ariane, vous permettant de vous situer à tout moment, où que vous soyez dans la plateforme.

Enfin, dans le coin supérieur droit, vos données personnelles : langue, numéro de téléphone, gestion de votre mot de passe.

La zone grise, à gauche, reprendra, au cours de votre navigation, l’ensemble des liens vous permettant de passer d’un module à l’autre au sein d’un même groupe.

 

 

2.3. La sélection :

Par rapport à l’ancienne version, Safetify travaille maintenant avec une fenêtre intermédiaire pour la sélection (dans les liens notamment). Ce processus particulier, appelé « Modale », permet une utilisation plus rapide avec un passage de pages en page. Il se reconnaît facilement à son fond noir.

Cette présentation permet une navigation par page (plus rapide et plus lisible) et intègre un module de recherche. Vous pourrez ainsi filtrer les éléments de la base pour une recherche plus ciblée.
La sélection se faisant maintenant à l’aide de petits sélecteurs à tirer, facilement utilisables dans un environnement tactile par exemple.
Enfin, un bouton de sélection globale permet de sélectionner en un clic, tous les éléments de la page (N’oubliez pas de sélectionner les éléments sur les autres pages si besoin !)

 

2.4. Icônes

    
  Home / Retour à l’écran d’accueil
          
   Rechercher, filtrer une liste
 
 RAZ/Annulation du filtre
 
  Ajouter/créer un nouvel élément / importer les informations
 
 Validation
 
 Éditer / Modifier
 
 Effacer/ supprimer un élément
 
 Retour à l’écran précédent / Annulation
 
 Ajouter un élément déjà présent dans la base de données
 
 Uploader
 
 Downloader
 
 Copier/coller un élément
 
 Utilisateur d’un équipement ou occupant d’une zone
 
 Maintenance d’un équipement ou d’une zone
 
 Utilisateur d’un produit : avec contact possible
 
 Utilisateur d’un produit : sans contact
 
 Partager une analyse
 
 L'analyse est partagée
 
 Renouveler un EPI ou une qualification
 
 Macaron/ Tag Statut OK
 
 Macaron/ Tag Statut attention
 
 Macaron/ Tag Statut dangereux
 
 Générer un document / un rapport
 

2.5. Login et accès aux données

Lorsque vous démarrez l’application, vous devez entrer le login et le mot de passe qui vous a été fourni. Le login définit à quelles entreprises et quels modules vous avez accès.

 

Les données étant stockées sur des serveurs (cloud), vous accédez aux mêmes informations, peu importe de quel ordinateur vous vous connectez.

Il est fortement conseillé de modifier le mot de passe qui vous a été envoyé à la première utilisation. Ne communiquez jamais votre mot de passe. Le mot de passe est une information confidentielle qui n’est jamais demandée à un utilisateur. Si vous recevez un email ou un appel d’une personne vous demandant d’encoder votre mot de passe (hameçonnage), ne le communiquez pas et prenez contact avec nous (support@safetify.eu).

Vous pouvez à tout instant modifier votre mot de passe et le choix de la langue. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton « Données personnelles » dans le coin supérieur droit de l’application. Une fenêtre apparaît et vous permet d’effectuer les modifications.

 

Nous ne stockons pas les mots de passe sur le serveur. Lors de la connexion, votre mot de passe est haché et comparé à une clé stockée sur le serveur qui vérifie si vos données d’identification sont correctes (http://fr.wikipedia.org/wiki/Fonction_de_hachage). Cette clé ne permet pas de se connecter à votre compte.

En cas de perte de mot de passe, veuillez nous contacter à l’adresse support@safetify.eu. Nous générons un nouveau mot de passe qui vous sera envoyé.

2.6. Organisation des différents modules

Safetify est organisé en différents modules qui permettent de couvrir les différents aspects de la prévention en entreprise. Les modules sont accessibles via l'écran d'accueil ou dans la colonne de gauche lorsque vous êtes dans un module.

 

Les modules disponibles sont les suivants :

• ENTREPRISE vous permet d'entrer les différentes informations relatives à l'entreprise telles que l'adresse, le numéro de TVA, les codes NACE, …
  Vous pourrez y stocker des documents généraux tels que les consignes générales de sécurité dans l'entreprise, un inventaire amiante, …
• VLT est un module destiné aux visites de lieu de travail de votre service externe. Il n’est utilisable que pour les entreprises affiliées chez notre partenaire SPMT-Arista.
• SITE est un module permettant de gérer les différents sites de votre entreprise.
• RAPPORTS LÉGAUX vous aide à rédiger votre rapport annuel du Service Interne de Prévention et protection (SIPP).
• DOCUMENTS vous permet d'accéder à tous les documents stockés dans votre compte.
• ACTIONS vous permet de gérer le plan d'actions de l'entreprise.
• TABLEAU DE BORD vous permet de visualiser l’ensemble des risques de l’entreprise, les statistiques d’accident, l’ensemble des non-conformités, les contrôles légaux et les qualifications des travailleurs.
• TRAVAILLEURS reprend la liste des travailleurs et détaille les tâches qu'ils réalisent, les EPI et qualifications nécessaires, la liste des risques auxquels ils sont exposés. On peut également y ajouter les fiches d'évaluation de santé. On voit enfin les actions et documents qui les concernent et les accidents dans lesquels ils ont été impliqués.
• ÉQUIPEMENTS, PRODUITS, ZONES et TÂCHES sont assez similaires. Ces modules vous permettent de réaliser les analyses de risques proprement dites. Ces modules représentent les inventaires qui définissent votre entreprise dans Safetify.
• FONCTIONS permet de gérer l’analyse de risques de chaque poste de travail et génère les fiches de postes.
• CHANTIERS vous permet de gérer vos chantiers, les risques associés, les permis, les consignes, …
• ACCIDENTS vous permet de déclarer et analyser les situations dangereuses, les incidents et les accidents.
• QUALIFICATIONS et EPI vous permettent de gérer les qualifications et les équipements de protection individuelle de votre personnel, de manière globale ou individuelle.

2.7. Liens dans la base de données

Safetify permet de structurer la prévention en créant des liens entre les différents objets de la base de données. Par exemple, en indiquant qu'un travailleur occupe telle fonction et que les titulaires de cette fonction sont utilisateurs d'un équipement, vous liez ces trois objets. Safetify associera ainsi les risques de l'équipement à ce travailleur. On retrouve ce type de liens à différents niveaux : les actions, les documents, les zones, …

Safetify crée également des liens indirects. Par exemple, si tel travailleur est occupant d'une zone et que tel équipement lié à cette zone génère des risques particuliers pour celle-ci, ces risques seront automatiquement associé à l'occupant.

La figure suivante montre schématiquement l'organisation des risques dans l'entreprise.

 

3.  Déploiement

Le déploiement de Safetify n'est pas un processus linéaire. Vous pouvez introduire de nouveaux équipements ou de nouveaux travailleurs à n'importe quel moment.

Nous proposons ci-dessous une suite logique d'étapes pour déployer l'application. Libre à vous de faire cela dans un ordre différent.

3.1. Informations relatives à l'entreprise

Rendez-vous dans le module « Entreprise ».

 

 

Dans le premier onglet, vous pouvez introduire toutes les informations relatives à votre entreprise. En cliquant sur « logo », vous pouvez également y ajouter votre logo. Ce dernier se retrouvera sur les différents documents générés par Safetify.

Les autres onglets pourront être complétés plus tard.

3.2. Définition des sites

Il est recommandé de définir des sites pour chaque adresse ou chaque bâtiment occupé par l’entreprise. Vous pouvez aussi décider d’organiser les sites par unité de production, service,… Rien n’empêche de créer un site fictif, par exemple pour tous les travaux, équipements, … qui sont utilisés à l’extérieur de l’entreprise.

Par la suite, chaque travailleur, équipement, zone, produit, fonction, accident, … pourra être associé à un site.

Rendez-vous dans le module « sites ». Pour créer un nouveau site, cliquez sur +. Dans les informations générales d’un site, vous pouvez introduire l’adresse du site.

 

 

3.3. Liste des fonctions/postes de travail

Dans Safetify, une fonction désigne un poste de travail ou un métier. Un travailleur peut cumuler plusieurs fonctions.

 

Afin de créer les différentes fonctions, rendez-vous dans le module « fonctions ».

Pour ajouter une fonction, cliquez sur +.

Dans infos générales, vous pouvez déjà associer la fonction à un site et donner une description de la fonction.

L’analyse de risques viendra plus tard.

3.4. Liste des travailleurs

Rendez-vous maintenant dans le module « Travailleurs ». Ce module gère la liste des travailleurs de l'entreprise.

Vous pouvez ajouter les travailleurs manuellement en cliquant sur +. Vous pouvez également importer la liste des travailleurs en :

• Téléchargeant un fichier Excel à remplir (en bas à droite de la fenêtre) (1)
• Complétant le fichier Excel en respectant scrupuleusement le format demandé
• Uploadant le fichier en cliquant sur la flèche (2)

 

Pour chaque travailleur, vous retrouvez toutes les informations de contact, dates de naissance, date d’entrée en fonction, … Les travailleurs peuvent être associés à un site.

La fonction contractuelle est celle figurant sur le contrat de travail du travailleur. A ne pas confondre avec la fonction définie dans Safetify qui correspond plutôt au profil de risques de la personne.

Ex : Deux employés, l’un comptable et l’autre aux ressources humaines, ont des fonctions contractuelles différentes mais pourraient avoir la même fonction « employé administratif » dans Safetify.

 

Le profil de risque est calculé automatiquement dans Safetify sur base de la fonction. Ce lien est établi dans Safetify en liant le travailleur à une fonction. Dans le cadre « fonctions », cliquez sur  pour associer le travailleur à sa ou ses fonctions.

 
 

 

3.5. Liste des équipements de protection individuelle (EPI)

Si vous disposez déjà d'une liste des EPI utilisés dans votre entreprise, vous pouvez la créer dans Safetify. Vous pouvez créer des EPI plus tard si vous le souhaitez.

Rendez-vous dans le module "EPI" (via l'écran d'accueil). Pour ajouter un nouvel EPI, cliquez sur +, indiquez le nom de l'EPI et choisissez sa catégorie.

 

 

Dans l'onglet « Infos générales », vous pouvez décrire l'EPI, choisir le pictogramme qui y est associé, indiquer son mode de distribution et sa durée de vie ainsi que son fournisseur et son coût.

 

Dans l’onglet liens, vous pouvez associer l'EPI à des fonctions, zones, tâches, équipements et produits. En liant l'EPI à une fonction, vous déterminez qu’il doit être mis à disposition de chaque personne occupant la fonction choisie.

 

Dans l'onglet « Liste des Travailleurs », vous retrouvez les personnes qui devraient disposer de l'EPI. Cette liste est établie par Safetify à partir des fonctions, équipements, zones, produits et tâches qui nécessitent l'utilisation de l'EPI et des travailleurs associés à ces  fonctions, zones, produits, équipements et tâches. Vous pouvez également indiquer que l'EPI a été distribué au travailleur en cliquant sur . Safetify vous indique quand il devra être remplacé, sur base de la durée de vie de l’EPI (distribution individuelle).

 

Dans les documents, vous pouvez importer tout type de document associé à l’EPI (certificat CE, spécification, …). Pour ajouter un document, cliquez sur . Vous pouvez également accéder à des templates de documents en cliquant sur la loupe. Pour les EPI, vous retrouverez par exemple, un template de rapport de mise en service d’un EPI ou un guide reprenant les normes relatives aux EPI.

Remarque : cette fonctionnalité d’accès à des templates est présente dans tous les modules. Vous y trouverez certains documents–types mis à disposition dans Safetify en relation avec le module, mais vous pourrez aussi y déposer vos propres templates. 

 

 

3.6. Liste des qualifications

Safetify vous permet de gérer la liste des qualifications de vos travailleurs et en assurer le suivi.

Rendez-vous dans le module Qualifications. Pour ajouter une nouvelle qualification, cliquez sur +.

 

 

Dans les informations générales, vous pouvez indiquer le nom de la qualification, la formation correspondante, une description, uploader un support de cours, … Vous pouvez aussi indiquer la durée de la validité du brevet.

 

 

Comme pour les EPI, vous pouvez associer une qualification à une fonction, un équipement, une tâche, à l'utilisation d'un produit, …

 

En liant la qualification à une fonction, Safetify va vérifier si les travailleurs occupant la fonction disposent bien des qualifications nécessaires. Un commentaire apparait en rouge indiquant les travailleurs ne répondant pas/plus aux conditions de qualification. Pour ajouter des travailleurs, allez dans l’onglet « Travailleurs ». En cliquant sur +, vous pouvez ajouter un travailleur, indiquer à quelle date il a suivi sa formation et lier un document (diplôme, brevet, …).

 

 

Safetify calcule automatiquement la date de validité de la qualification sur base de la date de la formation et sa durée de validité.

Pour renouveler une qualification, cliquez sur  : une petite fenêtre apparaît en bas vous permettant d’ajouter une nouvelle date de qualification ainsi qu’un nouveau certificat lié au travailleur.

Rendez-vous dans le module tableau de bord, dans l’onglet qualifications pour voir la liste complète des qualifications des travailleurs et les dates de validité.

3.7. Zones de travail

L'étape suivante consiste à introduire les différentes zones de travail de l'entreprise. Vous pouvez éventuellement procéder plus tard à cette étape. Safetify vous permet en effet de déclarer une zone à n'importe quel moment.

Rendez-vous dans le module "Zones".

 

 

Pour créer une nouvelle zone, cliquez sur +. Différentes catégories sont proposées :

• Bureaux
• Parkings et zones extérieures
• Entrepôts et stocks (a priori, pas de postes de travail dans ces zones)
• Magasins et espaces de vente
• Ateliers et zones de production
• Locaux sociaux (toilettes, vestiaires, réfectoires, …)
• Cuisines (checklist AFSCA)
• Toilettes (HACCP) : concerne les toilettes dans une entreprise ou une partie d’entreprise où les travailleurs préparent des denrées alimentaires (check-list AFSCA)
• Autres...

En fonction du choix de catégorie réalisé, les check-lists de conformité s'adapteront automatiquement.

Dans l'onglet « Infos générales », vous pouvez déterminer à quelle sous-catégorie la zone appartient éventuellement. Cette sous-catégorie dépend de ce que contient la zone. Pour ce faire, vous devez cocher les cases adéquates dans la liste « La zone contient ». Si la zone entre dans une classification spéciale en matière d'incendie ou d'atmosphère explosive, la check-list sera adaptée en conséquence.

 

En dessous de la description, vous pouvez importer des photos de la zone. Ces photos se retrouveront dans la fiche de sécurité de la zone. L’onglet « Liens » permet également de sélectionner les fonctions, équipements, tâches, produits dangereux qui sont présents dans la zone. De cette manière, vous créez des liens dans Safetify.

Vous pouvez déclarer deux scénarii d’exposition aux risques pour la zone :

• Risque « Occupant » : il s'agit des risques susceptibles d’atteindre toute personne présente dans la zone.
• Risque de « Maintenance » : il s'agit des risques susceptibles d’atteindre toute personne amenée à effectuer des travaux d'entretien ou de maintenance dans la zone.

Risque de « Maintenance » : il s'agit des risques susceptibles d’atteindre toute personne amenée à effectuer des travaux d'entretien ou de maintenance dans la zone.
Chaque scénario étant encore détaillé en « risque de contenu » (Risques introduits par les différents éléments) et en « risque de zone » (risques propres à la zone indépendamment de son contenu).

Les autres onglets reprennent l’analyse de risques, la conformité, les consignes de sécurité dans la zone, … Vous pouvez compléter ces informations (ou pas) au moment que vous aurez fixé. Rien ne vous oblige à le faire durant la phase de déploiement.

Dans l'onglet « Conformité », vous pouvez vérifier si les obligations légales sont bien rencontrées. Il est possible que certains points ne soient pas pertinents. Il suffit dans ce cas de cocher « Pas d'application ». Il est possible, voire probable que certaines non-conformités soient constatées. Pas de panique, peu d'entreprises peuvent se targuer d'être parfaitement conformes aux 600 pages de la Loi sur le Bien-être. Le but de Safetify est de vos permettre de prendre conscience de problèmes qui pourraient subvenir dans l'entreprise. Vous disposez d'un outil d'analyse de risques pour déterminer si cette non-conformité est acceptable ou pas et d'un plan d'action pour améliorer la situation. A ce stade, il n'est donc pas nécessaire de fermer l'entreprise…

Passez ensuite à l'onglet « Risques ». C'est dans cet onglet que vous pouvez réaliser l'analyse de risques proprement dite. Vous pouvez faire l'analyse pour l'occupant et pour les personnes en charge de la maintenance.

On retrouve un onglet avec les risques propres à la zone et un second avec les risques découlant des équipements, tâches et produits qui y sont présents.

Pour créer un risque, cliquez sur . Une fenêtre s'ouvre. Vous pouvez donner un titre au risque, déterminer la catégorie et ajouter une éventuelle remarque. L'analyse proprement dite est basée sur la méthode Kinney. L'évaluation du risque est faite en déterminant l'effet, la fréquence d'exposition et la probabilité.  Si vous retournez dans le module "Travailleurs", vous verrez que la liste des EPI et des risques a été mise à jour automatiquement.

Depuis la version 2.0.0, SAFETIFY prend en compte le risque initial et le risque résiduel : un élément de plus pour vous aider à prioriser vos actions de prévention.

 

 

Dans l'onglet EPI (et Règles de sécurité), vous pourrez indiquer les consignes et la signalisation à mettre en place dans la zone. De nouveau, ces consignes sont différentes pour les simples occupants et les personnes en charge de la maintenance.

Vous pouvez sélectionner les EPI à porter dans la zone et les qualifications requises pour pouvoir y travailler. Vous pouvez également rédiger les consignes de sécurité pour les travailleurs. Enfin, vous pouvez choisir les pictogrammes à afficher dans la zone.

En cliquant sur , vous générez une fiche de synthèse qui vous permettra d'informer vos travailleurs des consignes et dangers.

Safetify génère ses documents en Word (ou en Excel) ce qui vous permet à chaque fois de pouvoir éditer ou exploiter toutes ses données.

 

Dans « Actions », vous pouvez créer une action pour améliorer la sécurité et visualiser les actions associées à la zone.

Dans « Accidents », vous pouvez voir la liste des situations dangereuses, incidents et accidents survenus dans la zone.

« Documents » vous permet d'accéder à la base documentaire et afficher les documents qui sont liés à la zone.

 

3.8. Equipements de travail

Nous vous proposons maintenant d'introduire vos équipements de travail dans Safetify. De nouveau, vous pourrez toujours créer de nouveaux équipements par la suite.

L'analyse de risques ne doit pas forcément porter sur tous les équipements de travail. Un bic est un équipement de travail mais au vu des risques encourus, il n'est pas nécessaire de l'intégrer dans votre système dynamique de gestion des risques. L'analyse doit porter sur les équipements qui présentent un risque réel pour les travailleurs ou qui nécessitent des contrôles légaux.

Rendez-vous dans le module « Equipements ».

 

Pour créer un nouvel équipement, cliquez sur . Différentes catégories sont proposées. Le choix des catégories est important puisqu'il va déterminer le contenu des check-lists. Ces catégories sont les suivantes :

• Écrans de visualisation : il s'agit typiquement des ordinateurs ou machines équipées d'un écran, lorsqu'elles sont habituellement utilisées pendant une partie non négligeable du temps de travail
• Installation de production électrique : il s'agit typiquement des groupes électrogènes, des centrales de cogénération, …
• Installations de chauffage : chaudières, …
• Ascenseurs et monte-charges
• Autres : tout ce que nous aurions pu oublier dans Safetify
• Boîte de secours 
• Installation d’aération : HVAC, ventilation, …
• Équipement de travail : toute machine, outil ou équipement utilisés au travail
• Équipement de travail mobile : Équipements de travail mobiles, automoteurs ou non
• Équipement servant au levage des charges : par levage, il faut comprendre le fait de lever un objet par au-dessus (il faut une notion de suspension). Un chariot élévateur est, la plupart du temps, un équipement de portage et rentre donc dans la catégorie équipement ou équipement mobile.
• Équipement de travail servant au levage de charges et de personnes : il s'agit d'un équipement qui est adapté au levage de personnes, en plus du levage de charges.
• Équipements destinés aux travaux temporaires en hauteur : échelles, échafaudages, nacelles, …
• Installations électriques
• Installations de stockage et installations sous pression : citernes, bonbonnes, …
• Installations de lutte et de protection contre l'incendie : extincteurs, sprinklers, détection incendie, éclairages de secours,…

En fonction du choix de catégorie réalisé, les checklists s'adapteront automatiquement.

Dans l'onglet « Infos générales », vous pouvez décrire l'équipement, ajouter des photos, …

Dans l’onglet « Liens », vous pouvez sélectionner les fonctions qui utilisent l’équipement et les zones dans lesquelles l'équipement est utilisé. De cette manière, vous créez des liens dans Safetify.

Dans l'onglet « Conformité », vous pouvez vérifier si les obligations légales sont bien rencontrées. La check-list peut être remplie à la commande, à la livraison et à la mise en service (procédure des 3 feux verts). Le bouton « Remplir » vous permet de recopier la liste de l'étape précédente (Ex : Remplir dans « Mise en service » recopie les réponses de « Livraison »). Si l'équipement est déjà en service, vous pouvez passer directement à la 3ème check-list (« Mise en service »). Il est possible que certains points ne soient pas pertinents. Il suffit dans ce cas de cocher « Pas d'application ».

L'onglet « Contrôles » vous permet de déterminer les fréquences d'inspection de l'équipement et de suivre les contrôles. Commencez par sélectionner une sous-catégorie dans le menu déroulant. Safetify vous indiquera quelle est la législation en vigueur. Tous les équipements ne doivent pas être contrôlés. Si vous avez un doute, renseignez-vous auprès de votre fournisseur ou d'une instance compétente (SEPP, pompiers, …).

 

Lorsque la catégorie est définie, cliquez sur + pour indiquer la date du premier contrôle et les résultats. Vous pouvez charger un rapport d'inspection et Safetify fixe déjà la date du prochain contrôle. L’ensemble des contrôles se retrouvent dans le module Tableau de bord.

Passez ensuite à l'onglet "Risques". C'est dans cet onglet que vous pouvez réaliser l'analyse de risques proprement dite. Vous pouvez faire l'analyse pour l'utilisateur, la zone et pour les personnes en charge de la maintenance.

Pour créer un risque, cliquez sur +. Une fenêtre s'ouvre. Vous pouvez donner un titre au risque, déterminer la catégorie et ajouter une éventuelle remarque. L’évaluation du risque est basée sur la méthode Kinney : en déterminant l'effet, la fréquence d'exposition et la probabilité et se fait en deux temps : évaluation du risque initial et évaluation du risque résiduel (après application des mesures de prévention).

 

Vous pouvez également consulter la base de données d’analyses de risques et importer des analyses qui ont été partagées par d’autres utilisateurs (pourquoi réinventer la roue ?). Pour ce faire, cliquez sur la loupe en haut de l’écran et effectuez une recherche sur base du nom ou de la marque.

 

En cliquant sur +, vous copiez l’analyse de risques dans votre propre base de données. Vous pouvez ensuite l’adapter. Safetify copie également les consignes de sécurité qui ont été partagées avec l’analyse de risques.

Les consignes de sécurité et les documents sont gérés de la même manière que pour les zones.

3.9. Produits dangereux

Passons aux modules produits. Celui-ci vous permet de réaliser un inventaire des produits dangereux présents dans l'entreprise.

Un produit dangereux est généralement identifiable par la présence de pictogrammes rouges sur le contenant.

 

Afin de réaliser l'analyse d'un produit, munissez-vous de la fiche de données de sécurité de celui-ci. Ce document doit vous être remis par le fournisseur du produit. Il est généralement disponible sur Internet.

Le module « Produits » propose différentes check-lists destinées à vérifier leur conformité par rapport à la législation en vigueur. Cette check-list s’adapte automatiquement en fonction des caractéristiques du produit (classes de danger H).

Rendez-vous dans le module « Produits ».

 

Pour créer un nouveau produit, cliquez sur +. Vous entrez directement dans l'onglet « Infos générales » dans lequel vous devrez remplir le nom usuel, toutes les informations relatives au produit et à son utilisation peuvent également y être ajoutées. Vous retrouvez de nouveau les fenêtres « Zones » et « Fonctions » qui vos permettent de lier les risques dans la base de données.

 

Dans l'onglet « Fiche de données de sécurité », vous pouvez introduire :

• le numéro UN du produit (4 chiffres)
• la composition du produit (numéros CAS), Safetify vous indique si des valeurs limites d’exposition sont fixées dans la législation
• les classes de danger, les conseils de prudence et les codes EUH

Pour compléter cet onglet, vous devez disposer de la fiche de sécurité du produit (MSDS).           
Celle-ci doit être fournie avec le produit dangereux. En tout premier lieu, vous devez définir si vous travaillez suivant la directive européenne CLP ou la directive 67. En principe, la directive CLP a remplacé la directive 67/548/CE. Depuis le 31 mai 2015, toutes les données doivent être fournies par le fabricant du produit au format CLP (losange avec un bord rouge) et la directive 67 a été abandonnée (carré orange). N’hésitez pas à interpeller votre fournisseur s’il ne peut fournir une fiche de sécurité dans le nouveau format (c’est illégal).

 

 

Pictogrammes CLP

 

 

 

Safetify vous propose de rentrer le code UN (code de 4 chiffres, il s'agit du code que l'on retrouve sur les camions citernes). Ce code sera très utile aux pompiers en cas d'incendie. Vous pouvez également introduire les codes CAS. Il s'agit de codes harmonisés reprenant le nom exact des constituants du produit.

Reportez-vous ensuite à la fiche du fournisseur pour introduire les différents codes relatifs aux phrases de risques et aux conseils de prudence.

• les classes de dangers sont définies par des codes H…
• les conseils de prudence sont définis par les codes P…
• vous pouvez également complétez avec les codes EUH…

 

En fonction des phrases de risques/classes de danger choisies, Safetify vous indique si :

• il s'agit d'un produit CMR (Cancérigène, mutagène, dangereux pour la reproduction)
• il s'agit d'un produit classé SEVESO (si ce produit est en quantité suffisante, il pourrait faire rentrer l'entreprise dans une catégorie petit ou grand SEVESO)

Les check-lists de l'onglet « Conformité » s'adaptent automatiquement en fonction des phrases de risques et classes de danger sélectionnées.

Après avoir vérifié la conformité du stockage et de l'utilisation du produit dans l'onglet "Conformité", vous pouvez passer à l'analyse de risques proprement dite.

On distingue deux types d’utilisation dans l’analyse de risques :

• utilisateur sans contact direct : il s'agit d'un travailleur qui peut manutentionner les contenants mais n'est jamais en contact direct avec le produit
• utilisateur avec contact : il s'agit d'un utilisateur qui peut être en contact avec le produit (exemple, verser le produit, prendre un échantillon, le transporter dans un contenant ouvert, …)

Les phrases de risques/classes de danger ont déjà été recopiées dans les analyses de risques afin de vous faciliter le travail. Vous pouvez évaluer le risque (méthode Kinney) en spécifiant les mesures de prévention, l’effet, la fréquence et la probabilité.

Vous pouvez également rajouter des risques complémentaires en cliquant sur +. Par exemple, si le produit rend le sol glissant lorsqu'il est répandu sur le sol, il conviendra d'ajouter ce risque pour la zone de travail.

 

Pour les onglets suivants, reportez-vous au chapitre sur les zones de travail.

Il serait logique d'importer la fiche de sécurité du constructeur dans l'onglet « Documents ».

Vous pouvez également rechercher le produit dans les analyses de risques partagées en cliquant sur la loupe en haut de l’écran.

 

3.10. Tâches

Le module tâches vous permet d’analyser des risques qui ne sont pas liés à des équipements, produits ou zone.

Par exemple :

• Manutention
• Risques d’agression
• Travail de nuit
• …

Safetify dispose de check-lists pour les catégories de tâches suivantes :

• Manutention
• Mouvements répétitifs (troubles musculo squelettiques des membres supérieurs)
• Télétravail
• Travail en contact avec des denrées alimentaires (AFSCA/HACCP)

Le fonctionnement est identique à celui des autres modules. Vous pouvez également importer des analyses de risques partagées.

4.  Liens dans Safetify

4.1. Risques dans les zones

Afin de comprendre les liens réalisés dans Safetify, retournons dans le module Zones.

Dans l’atelier, nous avons indiqué la présence d’une série d’équipements, produits, … :

Dans l’onglet risques, occupant, risque du contenu, on retrouve les risques de type zone de ces éléments.

 

4.2. Risques au poste de travail

Retournons dans le module fonctions.

Dans la fonction « Magasinier », nous avons associé différents équipements dont :

Dans l’onglet risques, on retrouve l’analyse de risque du poste de travail associée à ces équipements, zones et tâches.

 

4.3. Risques pour les travailleurs

Allons maintenant dans le module « Travailleurs ». Lorsque j’associe un travailleur à une fonction :

• Safetify calcule automatiquement les EPI dont le travailleur a besoin
• Safetify vérifie si le travailleur dispose des qualifications nécessaires
• Safetify dresse la liste des risques auxquels le travailleur est exposé.

 

 

5.  Les autres fonctionnalités

5.1. Chantiers

Ce module permet de gérer l’analyse de risques des chantiers. Il fonctionne sur le même principe que le module fonctions.

Après avoir défini le chantier et les liens (Équipements, Produits, Tâches, Zones) Safetify compile les données et propose un rapport comprenant l’ensemble des informations, ainsi qu’une analyse de risques.

5.2. Tableau de bord

Ce module donne une vue d’ensemble de l’entreprise sur les accidents, les risques, les non conformités, les contrôles légaux ainsi que les qualifications des travailleurs.

5.3. Rapports légaux

Ce module vous permet de compléter le rapport du Service interne de prévention. Ce rapport est à envoyer en double exemplaire au SPF Emploi une fois par an, avant le 1er avril.

Le module vous permet de compléter les différents champs au fur et à mesure. Safetify pré remplit ce document à partir des informations présentes dans la base de données.

Le rapport est généré au format Word et peut donc encore être modifié après sa création.

5.4. Documents

Ce module vous permet de naviguer dans la base documentaire. Tous les documents importés ou générés par Safetify s'y retrouvent.

Les cadres de l'onglet « Infos générales » vous permettent de voir à quoi le document est lié et éventuellement d'ajouter des liens.

5.5. Actions

Le module action vous permet de faire le suivi du d'actions de l'entreprise.

L'onglet « Infos générales » vous permet de voir qui est responsable de l'action, son planning, son budget et les liens vers les objets de la base de données (accidents, zones, travailleurs, …). Vous pouvez également ajouter ou supprimer des liens.

Lorsqu'une action est réalisée, il vous suffit de cocher la case « Réalisée le ».

5.6. Accidents

Ce module vous permet de déclarer et suivre vos accidents de travail mais également les situations dangereuses et les incidents.

Si la déclaration des accidents est naturellement une obligation, le suivi des incidents et des situations dangereuses devrait faire partie intégrante de votre politique de prévention. En remédiant à ces situations et incidents, vous réduisez très fortement le risque d'accident dans votre entreprise.

De plus un enregistrement systématique permet, à terme, une analyse pointue des éléments accidentogènes : en liant les situations dangereuses, incidents et accidents aux équipements, zones, produits, … De cette manière, vous pourrez avoir une vue précise des sources d’ennuis.

Le domaine des accidents de travail est assez technique et nous vous suggérons vivement de vous tourner vers votre assureur ou votre SEPP si vous avez le moindre doute.

Ce module fait l'objet d'un manuel d'utilisation à part entière auquel nous renvoyons.

5.7. Constats

Ce module vous permet de créer et de suivre les constats pris dans votre entreprise.

Lorsqu’une situation se présente, vous pouvez documenter celle-ci à travers un constat pouvant prendre le statut « OK » (en ordre), « NOK » (pas en ordre) ou « NA » (pas d’application).

Ces constats peuvent évoluer naturellement à travers le plan d’action mis en place. Ainsi, une situation dangereuse peut être documentée à travers un constat « NOK ». Lorsque la situation dangereuse est résolue, le constat peut passer au statut « OK ». Ceci vous permet ainsi de suivre le plan d’action de manière efficace.

Le suivi des constats et actions peut également se faire à travers Safetify Web : https://www.safetify-web.eonix.be

5.8. Audits

Le module Audits vous permet de créer et de réaliser des audits dans votre entreprise, sur base de vos propres checklists ainsi que sur base des checklists partagées au sein de Safetify.

Si vous souhaitez intégrer une checklist personnalisée dans Safetify, envoyez le fichier Excel à support@safetify.eu afin qu’elle soit convertie dans Safetify pour l’utilisation par votre entreprise.

Une fois un audit clôturé, les questions répondues se transforment en constats pour être aisément suivies tout au long du plan d’action.

Les audits peuvent également être administrés par téléphone mobile à travers Safetify App (disponible sur Google Play Store et Apple App Store).

Lorsqu’un audit est clôturé par Safetify App, il peut être transformé en Mission, permettant de créer et de suivre un plan d’action sur base de l’audit administré. Pour plus d’information : http://www.safetify.eu/safetifyweb

6.  Support

Pour toute question, vous pouvez consulter les aides en ligne sur le site www.safetify.eu ou envoyer un email à l'adresse support@safetify.eu.