Documents

1. Présentation. Introduction

Le module documents permet aux utilisateurs de visualiser l’ensemble des documents présents dans Safetify.

 

 

2. Fonctionnalités

Le module documents est accessible par :

• L’entreprise / SIPP  en mode lecture/écriture

 
2.1. Accueil

La page d'accueil vous permet de lister des documents présents dans votre base de données. Chaque fois que vous générez ou que vous importez un document, il vient s'ajouter dans la base documentaire. C'est donc un outil intéressant qui vous permet de ne plus devoir chercher un rapport ou une spécification dans une armoire remplie de classeurs.

En cliquant sur le titre d'une colonne, vous reclasserez la liste de documents par nom, type ou date du document. De plus, les champs de recherche vous permettent de retrouver facilement vos documents.

 

Les documents peuvent être ajoutés, modifiés, téléchargés ou effacés.

Le filtre de recherche fonctionne comme sur les autres modules, mais il est complété par un module de recherche permettant de préciser le type de document recherché.

Attention, la taille des fichiers est limitée à 20 Mb par fichier !
 

2.2. Contenu

Le module contient les onglets suivants :

• Infos générales
• Liens
• PreviewText - Aperçu

 

2.3. Infos Générales 

Cet onglet permet de voir les informations générales relatives au document : Titre, type de document et commentaires additionnels (qui peuvent être ajoutés individuellement).

 

Les types de documents rencontrés dans SAFETIFY sont, entre autres, relatifs aux :

•       Accidents
•       Consignes de sécurité
•       Médecine du travail
•       Amiante
•       Incendie
•       Etudes et audits externes
•       Fiches de sécurité simplifiées
•       Affichage
•       Spécifications et CDC (Cahier des charges)
•       Documents légaux
•       CPPT
•       Autres
•       Consignes d’utilisation
•       MSDS (Material Safety Data Sheet, ou Fiche de données de sécurité)
   

2.2.2. Liens

Cet onglet permet de voir à quels éléments le document est lié. Par exemple, si le document en question est le plan de votre installation électrique, vous voudrez le lier à l'équipement « Installation électrique », à la zone de travail que couvre l'installation et éventuellement à la personne en charge de la maintenance de cette installation.

Lorsque vous liez le document, par exemple à une zone, vous pourrez le visualiser dans l'onglet « documents » de la zone concernée.

 

 (ici, la fiche de zone pour la zone définie « Zone Administrative » a été liée à la zone Administrative dans la plateforme)

 

2.2.3. PreviewText - Aperçu

Les fichiers au format Word et PDF sont prévisualisables dans Safetify. Pour les fichiers PDF, assurez-vous d'avoir installé Acrobat Reader sur votre PC (c'est gratuit) sinon, la prévisualisation ne fonctionnera pas.

Les autres formats sont stockés dans Safetify mais doivent être ouverts sur votre ordinateur pour être utilisés.

Pour télécharger un document, il suffit de cliquer sur  à droite de l'écran.

Pour visualiser le document, il suffit de cliquer sur . 

Attention : max 20 Mb par document ! 

 

Vous pouvez télécharger cette aide au format PDF ici