Définitions

 

 

Icônes

 

 

 

Connexion à votre compte

 

Lorsque vous démarrez l’application pour la première fois, vous devez entrer le login et le mot de passe qui vous a été fourni. Le login définit à quelles entreprises vous avez accès. Vous pouvez également changer de langue en appuyant sur  en haut de l’écran.

Pour compléter le processus de connexion et accéder à votre compte, appuyez sur s’identifier’ 

La version actuelle de Safetify est indiquée en-dessous du logo, vers le bas de l’écran.

 

 

Les données étant stockées sur des serveurs (cloud), vous accédez aux mêmes informations, peu importe de quel ordinateur ou smartphone vous vous connectez.

Ne communiquez jamais votre mot de passe. Le mot de passe est une information confidentielle qui n’est jamais demandée à un utilisateur. Si vous recevez un email ou un appel d’une personne vous demandant d’encoder votre mot de passe (hameçonnage), ne le communiquez pas et prenez contact avec nous (support@safetify.eu).

Nous ne stockons pas les mots de passe sur le serveur. Lors de la connexion, votre mot de passe est haché et comparé à une clé stockée sur le serveur qui vérifie si vos données d’identification sont correctes (http://fr.wikipedia.org/wiki/Fonction_de_hachage). Cette clé ne permet pas de se connecter à votre compte.

En cas de perte de mot de passe, veuillez nous contacter à l’adresse support@safetify.eu. Nous génèrerons un nouveau mot de passe qui vous sera envoyé.

 

Introduction du code PIN

 

 

Lorsque vous vous êtes connecté, l’écran suivant vous invite à choisir un code PIN de 6 chiffres qui vous permettra d’accéder l’application sans devoir vous connecter avec login et mot de passe. Vous devez répéter le code PIN sur la seconde ligne afin de l’enregistrer.

 

Vous pouvez à tout moment revenir sur l’écran précédant en appuyant sur 

 

Choix de l'entreprise

 

Une fois connecté, vous êtes confronté à la liste des entreprises auxquelles votre compte utilisateur est associé, avec leur adresse complète, leur numéro de T.V.A., et leur SEPP. Il vous est possible de sélectionner et d’accéder à une entreprise en appuyant dessus.

Depuis cet écran, vous pouvez également créer un constat rapide en cliquant sur   à droite de l’entreprise souhaitée. Pour exporter un tableau Excel des constats/actions contenus dans l’entreprise, cliquez sur à droite de la carte de l’entreprise souhaitée. Un e-mail sera également envoyé à votre adresse mail, comportant le fichier exporté. Vous pouvez également utiliser le filtre texte situé en haut de l’écran pour affiner la liste des entreprises selon vos souhaits. Vous pouvez rechercher une entreprise via son nom, numéro ou adresse. Pour ce faire, saisissez le champ « Recherche » à côté de   et confirmez. Pour annuler le filtre, appuyez sur  

Vous pouvez à tout moment revenir sur l’écran précédant en appuyant sur   

 

Chaque Entreprise est illustrée par une carte.

Cette carte contient :

•          le nom

•          l’adresse

•          le nombre de constats OK, NOK et N/A  

•          le numéro GAM

•          le numéro d’identification

 

Création d'un constat rapide

 

Sur la carte de l’entreprise, il est également possible de directement créer un constat, qui sera lié à l’entreprise en question. Pour ce faire, appuyez sur   à droite de la carte de l’entreprise souhaitée pour ouvrir l’appareil photo. Une fois ouvert, appuyez sur    afin de capturer la photo. Pour revenir en arrière sans prendre de photo, appuyez sur  

Lorsque la photo a été prise, il vous sera possible d’encoder une description, l’adresse, et d’enregistrer un commentaire audio. Pour plus d’information sur l’édition d’un constat, nous vous invitons à lire le point 3.1.

Le constat ainsi créé est un constat rapide. SafetifyApp attribue un titre automatique à ce constat et le lie à l’entreprise en question. Ce titre automatique est composé de « Titre rapide », suivi de la date de création du constat.

 

Choix du site

 

Après sélection de l’entreprise, SafetifyApp propose le choix des sites disponibles au sein de cette entreprise. Alternativement, il est également possible de choisir l’entreprise en soi, représentée par la « carte » blanche.

 

 

Depuis cet écran, vous pouvez également créer un constat rapide en cliquant surà droite du site souhaité. Le processus détaillé est expliqué plus bas. Pour exporter un tableau Excel des constats/actions contenus dans l’entreprise, cliquez sur à la droite de la carte du site souhaité. Un e-mail sera également envoyé à votre adresse mail, comportant le fichier exporté. Vous pouvez également utiliser le filtre texte situé en haut de l’écran pour affiner la liste des sites selon vos souhaits. Pour ce faire, saisissez le champ « Recherche » à côté de   et confirmez. Pour annuler le filtre, appuyez sur  

Vous pouvez à tout moment revenir sur l’écran précédant en appuyant sur 

 

Chaque site est illustré par une carte.

 

Cette carte contient :

•          le nom

•          la description

•          l’adresse

•          le nombre de constats OK, NOK et N/A

•          le numéro d’identification

 

 

Création d'un constat rapide

 

Sur la carte du site, il est également possible de directement créer un constat, qui sera lié au site en question. Pour ce faire, appuyez sur  à droite de la carte du site souhaité pour ouvrir l’appareil photo. Une fois ouvert, appuyez sur     afin de capturer la photo. Pour revenir en arrière sans prendre de photo, appuyez sur

Lorsque la photo a été prise, il vous sera possible d’encoder une description, l’adresse, et d’enregistrer un commentaire audio. Pour plus d’information sur l’édition d’un constat, nous vous invitons à lire le point 3.1.

Le constat ainsi créé est un constat rapide. SafetifyApp attribue un titre automatique à ce constat et le lie au site en question. Ce titre automatique est composé de « Titre rapide », suivi de la date de création du constat.

 

Modules

 

SafetifyApp est organisé en différents modules, accessibles après sélection d’un site.

Les modules disponibles sur SafetifyApp sont les suivants :

- Liste des constats vous permet de visualiser l’ensemble des constats présents dans l’entreprise, de les gérer et d’en créer de nouveaux.

- Liste des actions vous permet de visualiser l’ensemble des actions générées par les constats NOK, de les gérer et d’en créer des nouvelles.

- Liste des audits vous permet de visualiser l’ensemble des audits réalisés dans l’entreprise et d’en créer de nouveaux, sur base de check-list(s) et de constat(s) libre(s).

 

Cet écran vous permet le retour aux sites via le bouton   ou le retour aux entreprises via le bouton  Vous pouvez également quitter l’application en appuyant sur

Vous pouvez à tout moment revenir sur l’écran précédant en appuyant sur  

 

Sections

 

Les sections que propose SafetifyApp seront explicitées ci-dessous.

 

Listes des constats

 

Rendez-vous dans la section Liste des constats.

Dans la liste des constats, vous pouvez entrevoir les constats créés au sein de votre entreprise, les éditer, et créer de nouveaux constats. Les constats sont représentés sur des cartes colorées en fonction de leur statut : NOK, OK et N/A.

 

 

Chaque constat est illustré par une carte.

Cette carte contient :

•          le titre

•          la description

•          la localisation

•          la date de création

•          la date de mise à jour

 

Edition d'un constat

 

Pour éditer un constat, cliquez sur le constat en question. Une nouvelle fenêtre s’ouvre, vous permettant de spécifier une série de données relatives au constat :

•          le titre*

•          la localisation*

•          la description*

•          l’adresse

•          la photo associée

•          le commentaire audio

•          la référence

•          la catégorie de domaine de risque

•          le domaine de risque

•          le type d’observation

•          la mission associée

•          le type de traitement

 

Les champs désignés avec un * sont obligatoires. Ils doivent être complétés avant l’enregistrement.

Pour importer l’adresse par géolocalisation de votre Smartphone, appuyez sur   situé à droite du champ dédié à l’adresse.

 

 

Prendre une photo

 

Pour prendre une photo et l’associer au constat, appuyez sur  et la caméra s’ouvrera. Pour capturer une image, appuyez alors sur   Pour revenir sur l’édition du constat sans prendre de photo, appuyez sur  Pour supprimer une des images téléchargées, appuyez sur 

 

Enregistrer un commentaire audio

 

Pour enregistrer un commentaire audio, cliquez sur dans la section Commentaire audio. Pour ensuite écouter le commentaire audio, appuyez surPour arrêter le commentaire audio, appuyez sur  

 

Classer un constat

 

Pour classer un constat selon le code du bien-être, sélectionnez d’abord la « Catégorie du domaine de risque » avant de sélectionner le « Domaine de risque ». Tant que la « Catégorie du domaine de risque » n’est pas sélectionnée, le « Domaine de risque » est grisé et non éditable.

Pour les autres onglets, cliquez dessus et sélectionnez la proposition adéquate.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Afficher plus d'options

 

Pour afficher plus d’options, appuyez sur  ou en bas de l’écran. Ceci vous permet de visionner l’historique du constat ainsi que de sauvegarder le constat.

Pour visionner l’historique de modification du constat, cliquez sur  SafetifyApp affiche alors tout changement auquel le constat ouvert a été sujet depuis sa création.

Pour sauvegarder le constat, cliquez sur afin d’enregistrer les modifications et  de retourner à l’écran Liste des constats. Vous pouvez également sauvegarder un constat en retournant vers la page antérieure avec la flèche :  . Vous pourrez alors cliquer sur « oui ».

Pour créer un nouveau constat à partir de l’écran Liste des constats, cliquez sur  en bas à droite de l’écran. La page d’édition de constat s’ouvrira, vous permettant d’encoder tous les détails nécessaires.

 

FILTRES

 

Il est possible de filtrer les constats disponibles. Pour ce faire, différentes options sont possibles.

 

Filtrer par statut

 

Pour filtrer par statut, appuyez sur les boutons de statut se trouvant en haut de l’écran. Lorsque le bouton est coloré, la page contient les constats de ce statut. Lorsque le filtre est grisé, les constats de ce statut n’apparaîtront plus à l’écran.

 

En appuyant sur OK, ce filtre se désactive, et uniquement les constats de statut KO et NA apparaissent à l’écran.

 

En appuyant sur KO, ce filtre se désactive, et uniquement les constats de statut OK et NA apparaissent à l’écran.

 

En appuyant sur NA, ce filtre se désactive, et uniquement les constats de statut OK et KO apparaissent à l’écran.

 

Filtrer par date

 

Pour filtrer par date, appuyez sur les boutons de calendrier se trouvant en haut de l’écran. Lorsque le bouton est coloré en bleu, la page contient uniquement les constats de la période sélectionnée.

Lorsque le filtre par date est activé, il est possible de modifier le créneau de la date en appuyant sur les flèches situées à gauche et à droite du filtre.

 

Le filtre par date est désactivé, tous les constats apparaissent à l’écran.

 

Le filtre par semaine est activé, uniquement les constats créés dans la semaine sélectionnée apparaissent. Les flèches à gauche et à droite du filtre permettent d’affiner la recherche.

 

Filtrer par texte

 

Pour filtrer par texte libre, appuyez sur la barre de recherche se situant à côté de l’icône  en haut de l’écran. Vous pouvez ensuite introduire des lettres ou mots entiers. Uniquement les constats contenant ces lettres ou mots apparaîtront alors à l’écran.

Le filtre de texte est désactivé, tous les constats s’affichent à l’écran.

Le filtre de texte s’active à l’appui sur Uniquement les constats contenant les caractères recherchés s’afficheront à l’écran

 

Listes des actions

 

Rendez-vous dans la section Liste des actions.

Dans la liste des actions, vous pouvez entrevoir les actions créées au sein de votre entreprise, les éditer, et créer de nouvelles actions. Les actions sont triées en fonction de leur statut : Todo, Ongoing, Done et Cancelled.

 

 

Chaque action est illustrée par une carte. Cette carte contient :

-          le titre

-          le responsable

-          la description

-          le budget

-          la date à laquelle l’action est prévue

 

 

 

Edition d'une action

 

Pour éditer une action, cliquez sur l’action en question. Une nouvelle fenêtre s’ouvre, vous permettant de spécifier une série de données relatives à l’action :

- le statut*

- le titre*

- le site

- la catégorie

- la priorité

- le budget

- la deadline*

- la date de clôture

- le/la responsable

- la mission reliée

- la description

- le commentaire

 

Les champs désignés avec un * sont obligatoires. Ils doivent être complétés avant l’enregistrement.

 

 

Sauvegarder l'action

 

Pour sauvegarder l’action, cliquez sur   afin d’enregistrer les modifications et  de retourner à l’écran Liste des actions.

Pour créer une nouvelle action à partir de l’écran Liste des actions, cliquez sur    en bas à droite de l’écran. La page d’édition de l’action s’ouvrira, vous permettant d’encoder tous les détails nécessaires.

 

FILTRES

 

Il est possible de filtrer les actions disponibles. Pour ce faire, différentes options sont possibles.

 

Filtrer par statuts

 

Pour filtrer par statut, appuyez sur les boutons de statut se trouvant en haut de l’écran. Lorsque le bouton est coloré, la page contient les actions de ce statut. Lorsque le filtre est grisé, les actions de ce statut n’apparaîtront plus à l’écran.

 

 

Le filtre Todo est désactivé. L’écran ne contient que les actions de statut Ongoing, Done et Cancelled.

 

 

Le filtre Ongoing est désactivé. L’écran n’affiche que les actions de statut Todo, Done et Cancelled.

 

Le filtre Done est désactivé. L’écran n’affiche que les actions de statut Todo, Ongoing et Cancelled.

 

 

Le filtre Cancelled est désactivé. L’écran n’affiche que les actions de statut Todo, Ongoing et Done.

 

Filtrer par dates

 

Pour filtrer par date, appuyez sur les boutons de calendrier se trouvant en haut de l’écran. Lorsque le bouton est coloré en bleu, la page contient uniquement les actions de cette date.

Lorsque le filtre par date est activé, il est possible de modifier le créneau de la date en appuyant sur les flèches situées à gauche et à droite du filtre.

Le filtre par date est désactivé, toutes les actions apparaissent à l’écran.

 

 

Le filtre par semaine est activé, uniquement les actions créées dans la semaine sélectionnée apparaissent. Les flèches à gauche et à droite du filtre permettent d’affiner la recherche.

 

Liste des audits

 

Rendez-vous dans la section Liste des audits.

Dans la liste des audits, vous pouvez entrevoir les audits créés au sein de votre entreprise, éditer les audits encore non clôturés, et en créer de nouveaux.

Un audit clôturé est repérable par la présence du symbole  Il n’est plus éditable.

Un audit commencé mais non clôturé (mode brouillon) ne présente pas ce logo et est représenté sous forme grisée. Il est toujours éditable en cliquant sur la carte pour ouvrir l’audit.

 

 

Chaque audit est illustré par une carte. Cette carte contient :

- le titre

- la date de création de l’audit et son responsable

- la date de clôture de l’audit et son responsable

- le type d’audit

- le symbole de clôture (en cas de clôture de l’audit)

 

 

 

Création d’un audit

 

 

Pour créer un nouvel audit à partir de l’écran Liste des audits, cliquez sur  en bas à droite de l’écran. Une fenêtre s’ouvrira, vous permettant de spécifier une série de données relatives à l’audit :

- le titre*

- le type d’audit

- le commentaire

 

Pour les types d’audits, il y a la possibilité de choisir entre 4 propositions :

- Audit interne

- Audit externe

- VLT (Visite des lieux de travail)

- Contrôle légal

Les champs désignés avec un * sont obligatoires. Ils doivent être complétés avant l’enregistrement.

Cliquez sur valider pour finaliser la création de l’audit.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Edition d'un audit

 

Pour éditer un audit, cliquez sur l’audit en question. Une nouvelle fenêtre s’ouvre, vous permettant de réaliser deux types de constats :

1. Des constats libres

2. Des constats à partir d’une check-list

Pour créer un nouveau constat dans l’audit, cliquez sur   ou  en bas à droite de l’écran. Une série d’icônes apparaitront.

 

Pour créer un constat libre :

 

Choisissez l’icône . Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Les démarches sont les mêmes qu’expliquées au point 3.1 « Edition d’un constat ».

 

Pour créer un constat à partir d’une check-list :

Choisissez l’icône . Une nouvelle fenêtre s’ouvre, vous permettant de sélectionner la checklist de visite à télécharger. Cliquez sur la checklist en question afin de la sélectionner. Ensuite, cliquez sur  qui se trouve en bas à droite de l’écran, pour confirmer le téléchargement.

 

Dans un audit ainsi créé, les constats libres réalisés viendront se placer dans la rubrique « Constats libres ». Le nombre total est représenté à droite de l’onglet. Cette rubrique est une rubrique standard (qui s’affiche automatiquement).

En dessous des « constats libres » viendront s’ajouter la ou les check-list(s), si celle(s)-ci a/ont été téléchargée(s). Le nombre de questions répondues par rapport au nombre de questions présentes au total dans la check-list est également représenté.

 

 

Edition d'un audit stratégique

 

Un audit stratégique est réalisé à partir d’une check-list.

Le contenu varie d’une check-list à l’autre. Les questions qu’elle contient sont généralement divisées en sections et sous-sections.

Cliquez sur la check-list pour visualiser les sections. Cliquez sur les sections pour visualiser les questions relatives aux sections/sous-sections.

Pour agrandir la fenêtre et avoir une meilleure vue des questions, cliquez sur . Pour réduire la fenêtre, cliquez sur .

 

Le nombre de questions répondues par rapport au nombre de questions au total présentes dans la check-list, ainsi que dans chaque section, est repérable à droite de l’écran.

 

Répondre aux questions

 

Répondre aux questions peut se faire :

- de manière individuelle ; ou

- de manière groupée

Les réponses à donner sont de 3 types :

- OK si tout est en ordre

- NOK si ce n'est pas en ordre

- N/A si ce n'est pas applicable

 

Pour répondre aux questions de manière individuelle, il vous est possible de :

 

« Swiper¹ » de gauche à droite pour un constat OK :
 

 

OK la question devient verte :

 

 

 

 

« Swiper » de droite à gauche pour un constat NOK :

 

 

NOK la question devient rouge :

 

 

 

 

« Swiper » de droite à gauche pour un constat N/A:

 

 

N/A la question devient bleue :

 

 

 

¹ Le terme « swiper » indique le fait de déplacer son doigt sur un écran tactile pour provoquer une action.

 

 

Il est également possible de répondre aux questions en cliquant directement dessus. Vous accédez alors à plus d’informations. Ceci équivaut à l’édition d’un constat. Veuillez vous référer au point 3.1 « Edition d’un constat » pour plus d’informations.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pour répondre aux questions de manière groupée, il vous est possible de :

a. « Swiper » toute la check-list pour répondre de manière groupée à toutes les questions encore non répondues de la check-list. Dans ce cas, le « swipe » est réalisé en sélectionnant le titre de la check-list.

 

Exemples :

« Swiper » de gauche à droite pour répondre de manière groupée à toutes les questions non répondues de la check-list comme étant OK :

 

« Swiper » de droite à gauche pour répondre de manière groupée à toutes les questions non répondues de la check-list comme étant NOK :

 

« Swiper » de droite à gauche pour répondre de manière groupée à toutes les questions non répondues de la check-list comme étant N/A :

 

b. Sélectionner une section/sous-section, rester quelques secondes sur le cadran de la rubrique. Une fenêtre s’ouvre vous permettant de choisir le statut. Toutes les questions encore non répondues, liées à la section/sous-section, seront considérées comme OK ou NOK ou NA, en fonction de la sélection.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Clôturer l'audit

Pour clôturer l’audit, cliquez sur   ou  en bas à droite de l’écran. Une série d’icônes apparaitront. Choisissez l’icône  . Une fenêtre s’ouvre.

 

A partir de ce moment, vous avez la possibilité :

- De valider la création d’une nouvelle mission

- De ne pas créer de mission en décochant « Créer une mission »

 

 

Cette mission sera visible dans Safetify Web.

Votre compte Safetify vous donne la possibilité d'y accéder et d'éventuellement modifier ou ajouter des éléments. 

 

 

 

 

 

 

 

Filtres

 

Il est possible de filtrer les audits disponibles. Pour ce faire, différentes options sont possibles.

 

Filtrer par statut

 

Pour filtrer par statut, appuyez sur les boutons de statut se trouvant en haut de l’écran. Lorsque le bouton est coloré, la page contient les constats de ce statut. Lorsque le filtre est grisé, les constats de ce statut n’apparaîtront plus à l’écran.

 

 

En appuyant sur « Brouillon », ce filtre se désactive, et uniquement les constats clôturés apparaissent à l’écran.

 

En appuyant sur « Clôturé », ce filtre se désactive, et uniquement les constats brouillons apparaissent à l’écran.

 

Filtrer par date

 

Pour filtrer par date, appuyez sur les boutons de calendrier se trouvant en haut de l’écran. Lorsque le bouton est coloré en bleu, la page contient uniquement les constats de la période sélectionnée.

Lorsque le filtre par date est activé, il est possible de modifier le créneau de la date en appuyant sur les flèches situées à gauche et à droite du filtre.

 

Le filtre par date est désactivé, tous les audits apparaissent à l’écran.

 

Le filtre par mois est activé, uniquement les audits créés dans le mois sélectionné apparaissent. Les flèches à gauche et à droite du filtre permettent d’affiner la recherche.

 

 

Filtrer un audit par texte

 

Pour filtrer un audit par texte libre, appuyez sur la barre de recherche se situant à côté de l’icône  en haut de l’écran. Vous pouvez ensuite introduire des lettres ou mots entiers. Uniquement les constats contenant ces lettres ou mots apparaîtront alors à l’écran.

 

Le filtre de texte est désactivé, tous les audits s’affichent à l’écran.

 

Le filtre de texte s’active à l’appui sur  Uniquement les audits contenant les caractères recherchés s’afficheront à l’écran.

 

 

Filtrer une question par texte

 

Pour filtrer une question dans une check-list par texte libre, appuyez sur la barre de recherche se situant à côté de l’icône  en haut de l’écran. Vous pouvez ensuite introduire des lettres ou mots entiers. Uniquement les questions contenant ces lettres ou mots apparaîtront alors à l’écran.

Une recherche peut se faire :

- sur base des questions présentes dans la liste entière

- sur base des questions présentes dans une section uniquement

 

Pour réaliser une recherche sur base de la liste entière, cliquez sur le titre de la check-list. Toute celle-ci sera grisée. Le filtre de texte s’active à l’appui sur  Uniquement les audits contenant les caractères recherchés s’afficheront à l’écran.

 

Pour réaliser une recherche sur base d’une section uniquement, cliquez sur le titre d’une section. La section apparaitra en bleu. Le filtre de texte s’active à l’appui sur  Uniquement les audits contenant les caractères recherchés s’afficheront à l’écran.

 

 

 

 

 

 

 

 

Support

Pour toute question, vous pouvez consulter les aides en ligne sur le site www.safetify.eu ou envoyer un email à l'adresse support@safetify.eu.