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Safetify Web

 Icônes

 

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Connexion à votre compte

 

Lorsque vous chargez le site web, vous devez entrer le login et le mot de passe qui vous a été fourni. Le login définit à quelles entreprises vous avez accès.

 

safetifyweb_connexion

 

Les données étant stockées sur des serveurs (cloud), vous accédez aux mêmes informations, peu importe de quel ordinateur vous vous connectez.

Ne communiquez jamais votre mot de passe. Le mot de passe est une information confidentielle qui n’est jamais demandée à un utilisateur. Si vous recevez un email ou un appel d’une personne vous demandant d’encoder votre mot de passe (hameçonnage), ne le communiquez pas et prenez contact avec nous (support@safetify.eu).

Nous ne stockons pas les mots de passe sur le serveur. Lors de la connexion, votre mot de passe est haché et comparé à une clé stockée sur le serveur qui vérifie si vos données d’identification sont correctes (http://fr.wikipedia.org/wiki/Fonction_de_hachage). Cette clé ne permet pas de se connecter à votre compte.

En cas de perte de mot de passe, veuillez nous contacter à l’adresse support@safetify.eu. Nous générerons un nouveau mot de passe qui vous sera envoyé.

 

Choix de l'entreprise

Suite à la connexion, vous êtes confronté à la liste des entreprises auxquelles vous avez accès, avec leur adresse complète, leur numéro de T.V.A., et leur SEPP. Il vous est possible de sélectionner et accéder une entreprise en cliquant dessus.

 

safetifyweb_choixdelentreprise

Il vous est également possible de filtrer la vue des entreprises en introduisant des lettres/mots dans la barre de recherche en haut à droite de l’écran, indiquée par la   loupe   à sa gauche. La vue résultante ne contiendra alors uniquement les entreprises comportant les caractères introduits dans la barre de recherche.

 

Modules

SafetifyWeb est organisé en différents modules, accessibles via le Dashboard ou bien via le ruban de gauche du site Web, une fois que l’entreprise a été choisie.

20210120_Safetify_Web_Ruban

 

Les modules disponibles sur SafetifyWeb sont les suivants :

 

 

Entreprise vous permet de choisir une entreprise à votre disposition

Dashboard vous présente une vue d’ensemble des constats et de leur évolution au sein de l’entreprise. Cette vue vous permet également de choisir des graphiques représentant l’évolution des constats et actions.

Gestion des constats vous permet de gérer les constats créés dans votre entreprise.

Liste des actions vous permet de gérer les actions créées dans votre entreprise.

Missions vous permet de visualiser les missions ainsi que les actions et constats reliés à celles-ci.

Qualifications vous permet de visualiser les qualifications ainsi que les formations et leur validité des travailleurs encodés.

 

Au-delà du ruban, il est à tout moment possible de changer de langue et se déconnecter, en cliquant sur la case correspondante en haut à droite de SafetifyWeb :

20210120_Safetify_Web_Dashboard_Déconnexion

 

 

Dashboard

Ce tableau de bord vous permet de visualiser sous différentes formes, l’ensemble des risques et des constats présents dans l’entreprise. Les constats sont également visionnables sous forme de graphiques.

 

Images des risques en entreprise

Ce premier tableau de bord vous donne une image des risques dans l’entreprise, c’est-à-dire, un résumé des constats réalisés par les visiteurs d’entreprises par rapport aux conditions de travail.

Ces constats ont été triés et consolidés suivant le code du bien-être (division en livres et titres) afin que vous puissiez trouver facilement les références légales en cas de contrôle. Chaque catégorie peut donc comprendre un ou plusieurs constats.

20210120_Safetify_Web_Dashboard_ImageRisques

 

Par défaut, les constats sont filtrés sur les « Avis concernant la politique de prévention » mais vous pouvez changer cette vue en sélectionnant « Tous les constats » ou les « Manquements ».


20210120_Safetify_Web_Dashboard_ImageRisques_légende

 

Les couleurs utilisées vous donnent l’information suivante :

OK : L’entreprise remplit cette prescription légale.

N/A (non applicable) : l’entreprise n’est pas concernée par ce point.

NOK : L’entreprise ne remplit pas cette prescription légale.

Les vignettes sont classées par couleur suivant 3 colonnes :

 20210120_Safetify_Web_Dashboard_ImageRisques

 

Les vignettes en rouge reprennent au moins un constat « NOK ».

Le bargraphe 20210120_Safetify_Web_Icône_Bargraphe représente l’importance de la non-conformité par rapport à l’ensemble des non-conformités relevées pour l’entreprise. Cela vous permet de prioriser vos actions et mesures de prévention afin de diminuer efficacement les risques dans votre entreprise.

Cliquez sur la vignette pour visualiser l’ensemble des constats liés à ce domaine.

 

Les vignettes en vert ne reprennent que des constats « OK ».

Cliquez sur la vignette pour visualiser l’ensemble des constats liés à ce domaine.

 

Les vignettes en bleu ne reprennent que des constats « N/A ».

Cliquez sur la vignette pour visualiser l’ensemble des constats liés à ce domaine.

 

Dans le cas où la sévérité d’un constat n’a pas été évalué, il ne sera pas repris dans les 3 colonnes du tableau de bord. Les vignettes de ces constats apparaîtront alors en noir en dessous des 3 colonnes.

 

20210120_Safetify_Web_Dashboard_ConstatsSansSévérité

 

Ensemble des constats de l'entreprise

  

Sur le Dashboard, il est également possible de directement accéder aux constats de l’entreprise, en filtrant directement la vue correspondante par :

-          Tous les constats

-          Mes constats

-          Constats sans missions

-          Constats sans sévérités

 

Un clic sur une des cartes permet d’accéder directement à la gestion des constats, explicitée au point 3.1

 

20210120_Safetify_Web_Dashboard_Constats_new

 

Les cartes indiquent également le nombre de constats NOK, OK et N/A présents dans chaque catégorie.

 

Il est également possible d’accéder la gestion de constats par catégories. Les catégories disponibles, basées sur les domaines de risque, sont les suivantes :

L’organisation - processus

L’individu (le travailleur) 

Produits, substances & matériaux

Les équipements

L'environnement

- Pas de catégories

 

Un clic sur une des cartes permet d’accéder directement à la gestion des constats, explicitée au point 3.1.

 

20210120_Safetify_Web_Dashboard_Constats_Catégories

 Les cartes indiquent également le nombre de constats NOK, OK et N/A présents dans chaque catégorie.

 

Graphiques

Les graphiques disponibles sur le Dashboard existent en quatre variantes, qui seront détaillées ci-dessous. Un clic sur ‘changer le style du tableau’ permet de modifier la vue du graphique souhaité.

safetifyweb_dashboard4

 

Modules

Les modules que propose SafetifyWeb sont détaillés ci-dessous.

 

Gestions des constats

Rendez-vous dans la section Gestion des constats

safetifyweb_sections  

 safetifyweb_sectionsconstats

Dans la gestion des constats, vous pouvez entrevoir les constats crées au sein de votre entreprise, les éditer, et créer de nouveaux constats. Les constats sont triés en fonction de leur statut : NOK, OK et N/A. Cette vue peut être modifiée, comme expliqué plus bas.

 

Chaque constat est illustré par une carte. Cette carte contient :

- le titre                                               

- la description

- la localisation

- la date de création

- la date de mise à jour

- l’identifiant du créateur     

- la sévérité

- la mission éventuelle à laquelle le constat est lié

 

safetifyweb_sectionsconstats2

 

Pour éditer un constat, cliquez sur le constat en question. Une nouvelle fenêtre s’ouvre, vous permettant de spécifier une série de données relatives au constat :

- le titre

- la localisation

- la description

- la référence         

- l’adresse

- le site      

- la mission reliée au constat

- la catégorie de domaine de risque     

- le domaine de risque

- le type d'observation

- la sévérité

- un commentaire audio

- une/des photo(s)

 

safetifyweb_sectionsconstats3      

 

Pour télécharger une image, cliquez sur carreplus   et sélectionnez une image de votre choix située sur votre disque dur. Pour supprimer une des images téléchargées, naviguez jusqu’à l’image souhaitée à l’aide des flèches situées à gauche et à droite de l’image, puis cliquez sur   bin   .

Pour écouter un commentaire audio, cliquez sur   rec  situé juste au-dessus des images. La création de commentaires audio se fait uniquement par SafetifyApp.

Depuis l’écran d’édition d’un constat, il est possible de directement créer et éditer des missions. Pour ce faire, cliquez sur crayonpour éditer la mission reliée au constat, ou sur plus pour en créer une nouvelle. La gestion des missions est décrite au point 3.3. ; nous vous encourageons à sa lecture afin de mieux comprendre le fonctionnement des missions au sein de SafetifyWeb.

Il est également possible de préciser les différents points suivants :

20210120_Safetify_Web_Constats_Catégories

Dans l'ordre de gauche à droite :

1. Les vignettes peuvent être classées selon une catégorie.

2. A partir de cette catégorie, un des domaines de risque qui y est lié peut être choisi.

3. Le type d’observation permettra de distinguer les avis concernant la politique de prévention des manquements relevés par les visiteurs d’entreprise.

4. Le type de traitement indique si votre constat est associé à des actions de résolution.

5. La sévérité permet d’évaluer l’importance de la constatation et ainsi de vous fixer des priorités d’action.

 

Pour visionner l’historique de modification du constat, cliquez sur  Historique  en bas de la page. SafetifyWeb montre alors tout changement auquel le constat ouvert a été sujet depuis sa création.

Pour changer le statut du constat, cliquez sur l’icône NOK, OK ou N/A correspondante, qui se trouve en haut à gauche de la fenêtre.

20210120_Safetify_Web_Constats_Statut

Lorsque les modifications souhaitées ont été faites, cliquez sur  Enregistrer et fermer  en bas de la page afin d’enregistrer les modifications et retourner à l’écran Gestion des constats.

 

safetifyweb_sectionsconstats4

Pour créer un nouveau constat à partir de l’écran Gestion des constats, cliquez sur  20210120_Safetify_Web_icône_ajout_constat en bas de la colonne souhaitée, complétez les informations demandées et appuyez sur la touche ENTER.

 

safetifyweb_sectionsconstats5

 

Pour changer de statut, il est possible de tirer la carte de votre choix à l’aide de la souris vers la colonne du statut souhaité. Le statut changera en fonction de la colonne choisie, et il sera nécessaire d’inscrire une nouvelle description, décrivant par exemple la raison du changement de statut.

 

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Il est possible de modifier la visualisation des constats à l’aide du menu menu  en haut à droite de la page. Le ruban apparaissant ainsi à droite de l’écran permet également de filtrer, d’imprimer et d’exporter la vue actuelle. Les filtres possibles sont les suivants :

- Par site                                          

- Par localisation                              

- Par sévérité                                                                                                       

- Par catégorie                                  

- Par mission

- Par audit

- Par créateur

- Par période

- Par mes constats

 

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La vue suivante illustre un filtrage par localisation et par catégorie. Chaque filtre actif est surligné en turquoise. Il est possible de désactiver les filtres individuellement, en cliquant sur  croixfondvert se situant juste à côté du filtre choisi. Il est également possible de désactiver l’entièreté des filtres, en cliquant sur  croixfondnoir  en haut à droite, à côté du bouton jaune du menu des filtres.

 

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La barre de recherche située en haut de la page, à côté de l’icône  loupe  permet également de filtrer par texte libre. Il suffit de saisir le champ et de taper quelques mots/lettres, et SafetifyWeb affichera uniquement les constats contenant ces caractères.

Il est possible de modifier la vue des constats en cliquant sur le bouton  vueparliste  (vue par liste) ou  vueparcarte  (vue par cartes). La vue sélectionnée sera représentée en jaune. Par défaut, SafetifyWeb présente la gestion des constats en vue par cartes. La vue par liste est illustrée ci-dessous.

 

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À côté de ces icônes se situe également l’icône  Iconesmasquer  permettant d’afficher ou de masquer les constats appartenant à des missions clôturées. Par défaut, SafetifyWeb n’affiche pas les constats provenant d’une mission clôturée.

 

Liste des actions

Rendez-vous dans la section Liste des actions

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safetifyweb_actions2

Dans la liste des actions, vous pouvez entrevoir les actions créées au sein de votre entreprise, les éditer, et créer de nouvelles actions. Les actions sont triées en fonction de leur statut : Todo, Ongoing, Done et Cancelled. Cette vue peut être modifiée, comme expliqué plus bas.

Chaque action est illustrée par une carte. Cette carte contient :

- le titre 

- la priorité de l’action                                         

- la date à laquelle l’action est prévue (en rouge si la date a été dépassée)

- la date de réalisation de l’action

- le responsable

- la mission reliée à l’action                

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Pour éditer une action, cliquez sur l’action en question. Une nouvelle fenêtre s’ouvre, vous permettant de spécifier une série de données relatives à l’action :

- le titre                                           

- le site

- la catégorie                                     

- la priorité

- le budget                                         

- la deadline

- le responsable

- la mission reliée

- la description

- le commentaire

                                  

safetifyweb_actions4

Lorsque les modifications souhaitées ont été faites, cliquez sur  Enregistrer et fermer  en bas de la page afin d’enregistrer les modifications et retourner à l’écran Liste des actions.

Pour créer une action à partir de l’écran Liste des actions, cliquez sur 20210120_Safetify_Web_icône_ajout_constaten bas de la colonne souhaitée et complétez les informations demandées.

 

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Pour changer de statut, il est possible de tirer la carte de votre choix à l’aide de la souris vers la colonne du statut souhaité. Le statut changera en fonction de la colonne choisie, et il sera nécessaire d’inscrire une nouvelle description, décrivant par exemple la raison du changement de statut.

 

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Il est possible de modifier la visualisation des actions à l’aide du menu menu  en haut à droite de la page. Le ruban apparaissant ainsi à droite de l’écran permet également de filtrer, d’imprimer et d’exporter la vue actuelle. Les filtres possibles sont les suivants :

- Par priorité                                     

- Par site

- Par catégorie

- Par responsable                                      

- Par mission

- Par période

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 La vue suivante illustre un filtrage par priorité, par site et par catégorie. Chaque filtre actif est surligné en turquoise. Il est possible de désactiver les filtres individuellement, en cliquant sur  croixfondvert   se situant juste à côté du filtre choisi. Il est également possible de désactiver l’entièreté des filtres, en cliquant sur  croixfondnoir  en haut à droite, à côté du bouton jaune du menu des filtres.

 

safetifyweb_actions8

La barre de recherche située en haut de la page, à côté de l’icône  loupe  permet également de filtrer par texte libre. Il suffit de saisir le champ et de taper quelques mots/lettres, et SafetifyWeb affichera uniquement les actions contenant ces caractères.

Il est possible de modifier la vue des actions en cliquant sur le bouton  vueparliste  (vue grille) ou vueparcarte  (vue tableau). La vue sélectionnée sera représentée en jaune. Par défaut, SafetifyWeb présente la gestion des actions en vue par tableau (cartes). La vue par grille est illustrée ci-dessous.

 

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À côté de ces icônes se situe également l’icône  Iconesmasquer  permettant d’afficher ou de masquer les actions appartenant à des missions clôturées. Par défaut, SafetifyWeb n’affiche pas les actions provenant d’une mission clôturée.

 

Il est également possible de filtrer les actions par date, en cliquant sur les icônes correspondantes. Elles peuvent être filtrées sur une période de 1 an 20210120_Safetify_Web_icône_filtre_1an , de 3 ans 20210120_Safetify_Web_icône_filtre_3ans ou de 5 ans 20210120_Safetify_Web_icône_filtre_5ans. Pour effacer le filtre, cliquez sur 20210120_Safetify_Web_icône_filtre_annuler.

 

Missions

Rendez-vous dans la section Missions

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Dans la gestion des missions, vous pouvez entrevoir les missions créées au sein de votre entreprise, les éditer, et en créer des nouvelles. Sur cet écran, il est possible de voir, par mission :

- le responsable

- la deadline

- les constats reliés, en fonction de leur statut

- les actions reliées, en fonction de leur statut

- la progression de la mission

- le budget de la mission

 

La progression d’une mission est calculée sur base du nombre total des actions, en reprenant la proportion d’actions en statut Done.

Exemple : si une mission possède 4 actions, dont 2 en statut Todo, 1 en statut Ongoing et 1 en statut Done, la mission démontrera une progression de 25%, soit ¼ des actions qui sont réalisées.

Pour éditer une mission, cliquez sur  crayon à droite de la mission en question. Une nouvelle fenêtre s’ouvre, vous permettant de spécifier une série de données relatives au constat :

- le titre

- le responsable

- la description

- la deadline

- le budget prévu

 

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Pour accéder à une mission et entrevoir les constats et actions reliés à cette mission, cliquez sur la mission en question.

 

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Dans cette vue, vous pouvez entrevoir les constats et actions reliés à la mission choisie, les éditer, et en créer des nouveaux. Les constats et actions sont triés en fonction de leur statut, respectivement : NOK, OK et N/A pour les constats et Todo, Ongoing, Done et Cancelled pour les actions. Cette vue peut être modifiée, comme expliqué plus bas.

L’édition, la création et la manipulation de constats et d’actions se comportent de la même manière qu’expliquée au point 3.1. (gestion des constats) et au point 3.2. (liste des actions). Nous vous invitons à relire ces points pour mieux comprendre la gestion des constats et actions.

La vue des constats et actions peut également être représentée sous forme de liste, en cliquant sur vueparliste en haut à droite de la fenêtre. Cependant, la vue ne peut alors représenter uniquement soit les constats, soit les actions. La vue suivante représente la vue par liste.

 

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Afin de modifier la vue, il suffit de cliquer sur Constats et Actions en haut à gauche de la fenêtre, afin d’afficher respectivement la vue par constats ou la vue par actions. La vue sélectionnée est surlignée en jaune.

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La vue par actions est représentée ci-dessous.

 

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Il est à tout moment possible de clôturer la mission sélectionnée, en cliquant sur « Clôturer une mission » en haut de la fenêtre. Pour ce faire, tous les constats doivent soit posséder le statut OK ou N/A, et toutes les actions doivent soit posséder le statut Done ou Cancelled.

 

safetifyweb_missions9

Il est également possible de clôturer une mission depuis l’écran de sélection des missions, en cliquant sur drapeaunoir  à droite de la mission en question. Ce drapeau permet également de vérifier le statut de la mission. Lorsqu’il est noir, la mission est en cours. Si le drapeau est vert, la mission est clôturée :drapeauvert

 

Qualifications

Rendez-vous dans la section Qualifications.

ruban_qualifications

Qualifications_démo

Dans la vue des qualifications, vous pouvez suivre la gestion des formations de votre entreprise, en créer des nouvelles, et attribuer des qualifications aux travailleurs. La légende ci-dessous reprend les différents statuts disponibles pour la jonction entre travailleur et qualification.

Légende

Parmi ceux-ci, on retrouve :

Qualification ok : le travailleur est en ordre et dispose bien d’une formation valide

Qualification 3 mois : le travailleurs est en ordre et dispose d’une formation valide, mais celle-ci expirera dans moins de 3 mois

Qualification périmée : le travailleur n’est pas en ordre pour effectuer sa fonction, la qualification qui lui a été attribuée est périmée

Dispensé : le travailleur est dispensé de cette formation pour effectuer sa fonction

N'exerce pas : le travailleur n’exerce pas la fonction pour laquelle cette formation est nécessaire

Manquante : le travailleur exerce une fonction nécessitant une qualification, mais celle-ci est manquante

Non nécessaire : le travailleur dispose d’une formation valide, mais celle-ci n’est pas nécessaire dans l’exercice de sa fonction

habilitation : Un « v » sur la case de formation indique que le travailleur est habilité pour cette qualification.

 

Afin d’assigner une qualification à un travailleur, il suffit de cliquer sur l’intersection entre la formation et le travailleur en question. La fenêtre qui s’ouvre ensuite permet d’indiquer les spécifications nécessaires pour la qualification.

Qualifications_modification

Chaque qualification liée à un travailleur est ainsi représentée par une carte. Cette carte contient :

-          Le nom du travailleur

-          Le statut de la formation (formé / n’exerce pas / dispensé)

-          La date de la formation

-          La date de validité de la formation

-          Le certificat de la formation (si disponible)

-          L’habilitation du travailleur (si d’application)

 

Carte_Qualification

 

Afin de créer une nouvelle qualification, il suffit de cliquer sur  plus à droite de l’écran, à côté de la légende. La page qui s’ouvre ensuite permet de spécifier les détails pour la formation en question.

Qualifications_new

Ainsi, il est possible de spécifier :

-          Le nom de la qualification

-          S’il s’agit d’une formation habilitante

-          La formation qui doit être suivie pour cette qualification

-          Une description pour la qualification

-          Un formateur

-          Un commentaire

-          La validité de la qualification (en mois ou en années)

 

Pour éditer une qualification déjà présente, il suffit de cliquer sur celle-ci dans la vue des qualifications.

Qualification_clic

La page d’édition de la qualification permet alors d’accéder aux informations relatives à la qualification.

Qualifications_mod

Afin d’accéder aux données relatives à un travailleur, il suffit de cliquer sur la case du travailleur dans la vue des qualifications.

travailleur_clic

Dans l’écran du travailleur, il est possible d’inspecter et de modifier les informations relatives au travailleur choisi.

 

Travailleur

Sur cette page, il est possible de spécifier :

-          Un commentaire

-          Le site auquel le travailleur est lié

-          Le nom du travailleur

-          Le prénom du travailleur

-          Le sexe du travailleur

-          La date de naissance du travailleur

-          Le lieu de naissance du travailleur

-          Le numéro de registre national du travailleur

-          La nationalité du travailleur

-          La langue du travailleur

-          L’adresse e-mail du travailleur

-          Le numéro de téléphone du travailleur

 

De plus, sur cette page, il est possible de générer une Fiche qualification et/ou une Fiche habilitation (si applicable). L’extrait suivant illustre une fiche qualification :

 

FicheQual

Il est possible de modifier la visualisation des qualifications à l’aide du menu menu en haut à droite de la page. Le ruban apparaissant ainsi à droite de l’écran permet également de filtrer, d’imprimer et d’exporter la vue actuelle. Les filtres possibles sont les suivants :

-          Par date de formation

-          Par date de validité

-          Par statut

-          Par habilitation

-          Par site

-          Par fonction

 

Filtres_qualif

La vue suivante illustre un filtrage par statut et par site. Chaque filtre actif est surligné en turquoise. Il est possible de désactiver les filtres individuellement, en cliquant sur croixfondvert se situant juste à côté du filtre choisi. Il est également possible de désactiver l’entièreté des filtres, en cliquant sur croixfondnoir en haut à droite, à côté du bouton jaune du menu des filtres.

Qualifications_filtres_actifs

Il vous est également possible de filtrer la vue des qualifications par travailleurs ou qualifications en introduisant des lettres/mots dans les barres de recherche en haut à droite de l’écran, indiquées par loupe à leur gauche. La vue résultante ne contiendra alors uniquement les qualifications et/ou travailleurs comportant les caractères introduits dans la barre de recherche.

 

Support

Pour toute question, vous pouvez consulter les aides en ligne sur le site www.safetify.eu ou envoyer un email à l'adresse support@safetify.eu.