Rapports
Rapports légaux
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1.Législation apparentée
Code sur le bien-être au travail : Titre 1er : Le service interne pour la prévention et la protection au travail (PDF, 261 KB) ,
voir articles II.1-6, ANNEXE II.1-2 et ANNEXE II.1-3.
2. Présentation/introduction
Le module Rapports permet au SIPP de générer le rapport annuel ainsi que les rapports mensuels/trimestriels. Ces rapports reprennent des statistiques relatives aux accidents de travail (taux de fréquence et taux de gravité) qui nécessitent l’encodage préalable du nombre d’heures prestées par les travailleurs.
Cet encodage se fait dans le module « Heures prestées ».
3. Module « Heures prestées »
Ce module vous permettra d’encoder le volume d’heures prestées par site, par mois et par année afin de calculer les statistiques d’accident.
Dans un premier temps, il vous sera demandé de choisir l’année de référence :
Si aucune donnée n’a encore été encodée pour cette année, Safetify vous proposera de créer le tableau manquant :
Apparaissent 2 sous-onglets :
- Sites : permet d’encoder les heures prestées par vos travailleurs
- Autres : permet d’encoder les heures prestées par les intérimaires, sous-traitants et étudiants.
3.1. Sites
Pour compléter le tableau, vous devez disposer du nombre d'heures prestées
pour chaque site. Cette information est disponible auprès de votre secrétariat
social ou de votre service des ressources humaines.
Vous pouvez compléter le tableau de 2 manières différentes :
- Manuellement dans Safetify:
- Par import d'un fichier Excel reprenant les heures prestées par site et par mois.
- Pour encoder manuellement, il suffit de compléter directement le nombre d'heures dans Safetify.
- Pour un import Excel, vous devez :
- Télécharger le template XLS qui reprend déjà la liste des sites, des mois et les heures déjà encodées dans le tableau.
- Compléter le fichier Excel
- Uploader le fichier XLS complété (l'upload nécessite de d'abord fermer Excel)
3.2. Autres
Les étudiants, intérimaires et travailleurs externes constituent des catégories spécifiques de travailleurs, repris dans le rapport annuel, qui pourront être encodés dans la rubrique « Autres ».
L’encodage se fait sur base annuelle uniquement.
4. Module "Rapports"
Ce module vous permet de générer le rapport annuel et le rapport mensuel/trimestriel. Ces documents sont générés au format Word et reprennent l’ensemble des données disponibles dans votre compte Safetify.
La page d'accueil vous présente la liste des rapports présents dans la base de données, de les éditer, ou d’en créer de nouveaux.
Safetify génère ses rapports au format Word sur base des informations fournies dans le système et des canevas ou prescriptions proposés par le SPF Emploi.
Vous pourrez donc ainsi les modifier et les adapter si vous le souhaitez, les imprimer, les sortir en PDF ou autre format géré par Word.
Comme pour les autres modules donc, le module "Rapports" s’ouvre sur l’inventaire des rapports déjà produits.
La création d’un nouveau rapport se fait en cliquant sur le +. Il vous sera alors demandé de choisir entre le rapport annuel (modèle A) ou le rapport périodique.
4.1. Rapport Annuel
Après avoir choisi de créer un nouveau 'Rapport Annuel', Safetify vous demandera l’année de référence à prendre en compte pour le rapport.
Au travers des différents onglets, Safetify suit exactement le modèle actuel proposé par le SPF Emploi.
Vous pourrez également trouver la note explicative sur le site du SPF Emploi.
Les différents onglets reprennent les informations relatives aux différentes parties du rapport.
4.1.1. Infos générales
Cet onglet reprend le type de rapport ainsi que la période couverte.
Un lien permet d’afficher directement la note explicative du SPF Emploi pour plus de détails.
4.1.2. Accidents
L’onglet ‘Accidents’ comprends trois parties :
- Un récapitulatif des statistiques de prestations telles qu’encodées dans le module « heures prestées »
- Les statistiques générales d’accidents (Tf, Tg et Tgg) et leur calcul.
- Le tableau d’annexe "statistiques" : Liste détaillée des accidents du travail par site.
4.1.3. Actions
Cette rubrique ne doit être complétée que par les employeurs appartenant aux groupes A et B au sens de l’article 3 de l’arrêté royal du 27 mars 1998 relatif au Service interne pour la prévention et la protection au travail, ou qui disposent d’au moins un Comité pour la prévention et la protection au travail ou d’une délégation syndicale.
Cet onglet « Actions » vous permettra donc de sélectionner, d’un simple clic, les actions à faire figurer dans cette rubrique du rapport.
Safetify vous permet de choisir parmi les actions qui sont en cours ou qui ont été clôturées après le 1er janvier de l’année qui suit l’année du rapport.
Exemple : Si vous rédigez le rapport annuel 2016, Safetify vous propose de cocher :
- Les actions en cours
- Les actions clôturées à partir du 1er janvier 2017
Ces informations seront modifiables, le cas échéant, dans le document Word qui sera généré depuis l’onglet ‘Rapports’.
4.1.4. Contrôles
Le suivi des contrôles périodiques est un élément important de la gestion dynamique des risques au travail. Le rapport demande de dénombrer ces contrôles périodiques effectués par des organismes certifiés ou SECTs.
Sur base des catégories (et sous-catégories) de contrôle, Safetify effectue ce décompte pour la période concernée sur les 4 catégories demandées (Appareils de levage, Installations électriques haute tension, Installations électriques basse tension, Appareils à vapeur).
4.1.5. Rapports
Une fois toutes les données encodées, vous pouvez cliquer sur ‘Générer le rapport’. Celui-ci s’ouvre alors en Word : vous pourrez ainsi y compléter les champs manquants ou modifier les informations collectées.
Une fois finalisé, nous vous conseillons d’uploader le document dans l’onglet ‘Documents’ pour référence ultérieure.
4.1.6. Documents
L’onglet ‘Documents’ fonctionne comme sur les autres modules : il vous permet de joindre des documents directement liés au rapport : des annexes ou le rapport lui-même, une fois celui-ci finalisé.
4.2.Rapport périodique
En plus du rapport annuel au SPF, le SIPP produira un rapport d’activités, mensuel ou trimestriel selon la catégorie d’entreprise (Catégorie D ou moins de 50 travailleurs en catégorie C : rapport trimestriel).
Après avoir choisi le type de rapport (périodique), vous devrez préciser la période couverte par le rapport.
Les dates de début et de fin de période de référence seront celles prises en compte par le système pour déterminer les nouveaux risques détectés, les non conformités relevées, les actions, les contrôles périodiques, VLT, qualifications et accidents survenus.
Notez que les statistiques restent celles de l’année en cours (leur calcul intégrant des coefficients pour une période annuelle, les comparer n’aurait que peu de sens)
Les différents onglets reprennent les informations relatives aux différents éléments rapportés.
4.2.1. Infos générales
La fiche Infos générales reprend le titre du rapport ainsi que la période couverte. Un champ de commentaires vous permettra d’y ajouter vos remarques.
4.2.2. Risques :
L’onglet ‘Risques’ affiche l’inventaire de tous les risques qui auront été détectés ou modifiés dans Safetify durant la période de référence choisie.
4.2.3. Non Conformités :
A l’instar des risques, cet onglet présente les non-conformités relevées sur la période de référence choisie.
4.2.4. Accidents :
Cette rubrique reprend les statistiques annuelles d’accidents.
4.2.5. Actions :
L’onglet ‘Actions’ va inventorier les actions en cours ou clôturées durant la période de référence choisie :
4.2.6. Contrôles :
Cet onglet reprend tous les contrôles périodiques enregistrés au cours de la période de référence choisie :
4.2.7. VLT : Visite des Lieux de Travail
Toutes les VLT (Visites de Lieux de Travail) qui auront eu lieu durant la période de référence choisie seront répertoriées ici :
4.2.8. Formations :
Les formations qui auront été dispensées durant la période de référence choisie seront comptabilisées ici.
4.2.9. Rapports :
Une fois toutes les données encodées, vous pouvez cliquer sur ‘Générer le rapport’. Celui-ci s’ouvre alors en Word : vous pourrez ainsi y compléter les champs manquants ou modifier les informations collectées.
Une fois finalisé, nous vous conseillons d’uploader le document dans l’onglet ‘Documents’ pour référence ultérieure.
4.2.10. Documents :
L’onglet ‘Documents’ fonctionne comme sur les autres modules : il vous permet de joindre des documents directement liés au rapport : des annexes ou le rapport lui-même, une fois celui-ci finalisé.
Attention : max 20 Mb par document !
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